دستور جلسه برای مذاکره

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

با بازشدن مذاکره و برخی قضاوت های درونی درباره طرف مقابل لازم است در بحث کردن درباره صورتجلسه مذاکره پیشرفت هایی داشته باشیم. البته، طرف مقابل نیز به این کار علاقه دارد و شاید لازم باشد جلسه دوباره ارزیابی شود. اکنون باید پرسید که آیا می توان برای این کار از یک شریک در مذاکره استفاده کرد یا سختی این کار و رسیدن به توافق بازنده- بازنده مهم نیست؟

باختن یعنی رسیدن به نتیجه ای که خواسته هیچ یک از دو طرف نیست یا نرسیدن به کیفیت مورد نظر(در تعیین علایق، نیازها، ترجیحات، زمانبندی، بودجه و غیره).

ماسعی خواهیم کرد به طور مستقیم به این شرایط بپردازیم.

نیازها

میدانیم که جلسات مذاکره برای حل نیازهای دوطرفه است؛ برای مثال:

  • ما به خرید ماشینی جدید نیازمندیم؛ فروشنده ماشین هم به فروش آن نیازدارد.
  • ما به یافتن شرایط کاری محتاج هستیم و مدیریت نیاز دارد که کارمندی برای انجام سفارش های معوقه پیدا کند.

مثال
تاکتیکی استاندارد برای بررسی ماشینی دست دوم، بررسی مقدار کیلومتر حرکت آن، لاستیک ها و خراش های روی بدنه ماشین است.این فرایندها طرح یا پیشنهاد است، اما اگر فروشنده خریداران زیادی داشته و قبلا” این تاکتیک ها را دیده باشد، میتواند با دستکاری کردن به راحتی اینها را مخفی کند.آیا خریدار واقعاً این ماشین را می خواهد؟

پرسش های اظهارکننده مانند اینکه (چطور می توانید این موقعیت را قضاوت کنید؟) ممکن است سبب شود طرف مقابل موضعش را نشان دهد که این امر به فرایند مذاکره کمک می کند. با پرسیدن پی در پی، مشکلات رسیدن به راهکار توافق دوطرفه مشخص می شود؛ بنابراین می توانیم از زمینه احساسی بالا کمک بگیریم و بحث قوی تری داشته باشیم.

تقسیم کردن اعضای گروه طرف مقابل هنگامی به ما کمک می کند که بدانیم اختلافاتی میان آنها وجود دارد، این کار کمک بزرگی است برای رسیدن به راهکار توافق مذاکره.

البته، چنین نکاتی ممکن است برعکس باشد. باید دقت کنیم که طرف مقابل از چنین روش هایی برای ما استفاده نکند؛ بنابراین در مثال فوق، هر تلاش فروشنده ماشین برای فروش ماشینش به شریک ما- که با صدای بلند تمایلش را به خرید ماشین اعلام می کند ممکن است سبب بروز مشکل برای ما شود، این امر شاید زمانی باشد که ما بهترین قیمت یا پیشنهاد را برای خرید ماشین گرفته ایم.

در واقعیت ممکن نیست طرف مقابل هریک از حرکت های اصلی اش را برای هیچ چیز انجام دهد؛ از اینرو باید اعلام کنیم که آماده هستیم طرف مقابل را به حرکت تشویق کنیم و برای این کار از برخی شیوه ها استفاده می کنیم. این علائم باید پیش از شروع جلسه فرستاده و دریافت شود تا طرح یا پیشنهاد منجر به چانه زنی اصلی را شکل دهد.

طراحی

امروز چگونگی پیشرفت در جلسه را با ایجاد طرح های خاص توضیح می دهد. در این بین، ما به موارد زیر توجه میکنیم.

  • زمان بندی؛
  • تشویق طرحها؛
  • بهترین فرمول؛
  • اصول دفاعی؛
  • موانع جلسه.

زمان بندی

زمان خاص و مناسبی برای هر طرح در جلسه مذاکره وجود دارد و مذاکره کنندگان باتجربه این زمان را احساس می کنند، این حس زمان بندی یکی از توانایی های فروشنده برای انتخاب زمان درست و نزدیک به فروش است.
نحوه پیدا کردن این زمان به جای آزمون وخطا در ادامه آنالیز شده است. خروج از هر مرحله بحث، ما را مجبور به پیشرفت در جلسه می کند و ساختن طرح، گام واضح بعدی است. با این روش ممکن است طرف مقابل تصور کند که برای مذاکره آماده نیست و پیشرفتی نکرده است.

(البته اگر طرف مقابل اضطراب زیادی داشته باشد و نتواند در جلسه نتیجه گیری کند، می شود با دادن امتیاز سریع و اصلی این نقص را جبران کرد و فرایند جلسه را سرعت بخشید).

وقتی موضوعات جلسه ما اضطراری باشد و یک یا هردو مذاکره کننده ما حسی قوی به سرنوشت جلسه داشته باشند، نیرویی مقاومت ناپذیر به وجود می آید که جلسه را به سمت توافق پیش می برد، به ویژه اگر دو طرف تمایل زیادی برای رسیدن به توافق داشته باشند. در چنین شرایطی خلاصه موقعیت هریک از دو طرف در طرح هاارائه می شود. برعکس این فرایند طبیعی در توریسم دیده می شود که پروفسور پارکینسون- که قانون پارکینسون از او گرفته شده- آن را بیان کرده است و می گوید زمان صرف شده برای تصمیم گیری با هزینه های صرف شده آن نسبت عکس دارد. دراین بین، کمیت های برای تعیین زمان صرف شده تصمیم گیری درباره جابه جایی فنجان های غذاخوری تعیین شد، اما تنها چند دقیقه برای تصمیم های اصلی صرف شد که آن را هم چند عضو فهمیدند. همین قضیه در مذاکره هم درست است؛ وقتی موضوع های کوچک با کمیت های آماده زمان ترکیب می شود، پیشرفت در جلسه بسیار کند است و توجه بیشتر صرف موضوعات اجتماعی می شود.

در پایان لازم است درباره استفاده از زمان به منزله تاکتیک اصلی جلسه آگاه باشیم. حرکت های منطقی در مراحل اولیه جلسه ممکن است برای مذاکره کنندگان ماهر جذاب نباشد که این سبب می شود یکی از آنها از مربع پایه در یک حرکت به مربع نهایی پرش کند.

در این بین، این پرسش ساده و نا آگاهانه به وجود می آید که:

  • هر دوی ما مشغله داریم و من مطمئنم می توانیم این معامله را خیلی سریع ببندیم. آیا شما هم موافق هستید؟
  • بله. به نظر ایده خوبی است.
  • پس خط پایه شما چیست؟

نشان دادن این موقعیت ممکن است از نظر حرکت تجاری از موقعیت پایه برای طرف مقابل مشکلاتی ایجاد کند. البته، چند گزینه جایگزین برای توافق طرح مذاکره کنندگان بدون اختلال در مذاکره وجود دارد.

تشویق به ایجاد طرح

اگر حس کنیم زمان برای ارائه طرح درست است، اما مطمئن نباشیم که این احساس دوطرفه است یا نه، همیشه می توانیم بپرسیم. مهارتهای موجود (یعنی تشویق طرف مقابل به اعتمادکردن و سعی کردن برای دروغ نگفتن، بسیار ارزشمنداست. جدا از فرصت دادن به طرف مقابل برای پیش بردن جلسه، تشویق آنها به پیش بردن طرح شان در یک فضای باز به پیشرفت جلسه کمک خواهد کرد). انجام چنین مراحلی به علائم غیرکلامی خاص، لبخند گرم، سر تکان دادن محترمانه و سطح بالای توجه (تماس چشمی و تکیه دادن به پشت درحالیکه صورت به سمت شخص مقابل است) نیاز دارد. اینکه چه کسی نخستین طرح را بدهد و چه کار باید بکند، مباحثی است که مذاکره کنندگان باتجربه به آنها توجه می کنند. در مجموع،شروع کننده طرح فشار زیادی تحمل می کند و با پذیرش طرف مقابل، روند توضیح او سرعت می یابد و این همان چیزی است که ما در جلسه به آن نیاز داریم.

گفتنی است، هدف اصلی از مرحله بحث کردن در جلسه، جلب توجه طرف مقابل به هریک از آیتم های دستور جلسه و بحث برای دفاع از این آیتم هاست. این مسئله نشان می دهد که قیمت ترجیحی فروشنده از منابع خریدار فراتر است وبرخی امتیازات از این طرح برای ابقای خریدار در جلسه ضروری است (بحثی مشابه را می توان برای خریداری درنظر گرفت که سعی دارد پیشنهاد بسیار ارزانی بدهد؛پیشنهادی این برای فروشنده یک خطر محسوب میشود)؛ بنابراین، مشخص شدن این مورد برای شخص ارائه کننده طرح سودمند است و بی تردید حرکتی در جهت موقعیت طرف مقابل و بهترین حالت پیش می آید؛ به این صورت که دو طرف مذاکره با داشتن امتیازات تجاری به سمت هم حرکت میکنند.

بهترین فرمول

ارائه طرح بسیار مهم و بحرانی است. بهترین فرمول نشان دادن طرح ما با استفاده از روش تنظیم شرایط است؛ برای مثال، اگر ما پرداخت سی روزه داشته باشیم،می توانیم به درخواست قیمت مورد نظرمان برسیم. وقتی پلی بین مرحله بحث جلسه و نتیجه گیری برای چانه زدن لازم باشد، هریک از دو طرف یک طرح آزمایشی را معرفی خواهند کرد، اینها فرایند را به جلو سوق می دهند و خطری برای توافق روی اصول پذیرفته نشده هم وجود نخواهد داشت؛ برای نمونه به شما خواهیم گفت که ترتیب ها به چه شکل خواهد بود. شاید شما راهی برای سرعت بخشیدن به
مرحله پرداخت مثلا” در سی روز پیدا کنید. حالا می توانیم راهی برای کاهش قیمت با همدیگر بیابیم. اگر این روش به ایجاد پاسخی ساختارمند منجر شود، شاید یک طرح فرمولیزه شده همسو با خط اول این مثال پیدا شود.

دفاع از اصول و موانع جلسه

این مرحله ای است که احتمالا” در آن خط مبنای خودمان را که پایین تر از حمله وتهدیدکردن طرف مقابل است پیدا می کنیم؛ برای مثال، دولت بریتانیای کبیر پس از جنگ فالکلند در ۸۹۱۲ دریافت که حاکمیت در دستور جلسات مذاکرات صلح با آرژانتین وجود ندارد و این پیش شرایطی برای بحث های آینده است. ممکن بود این ریسک وجود داشته باشد که در حالت توافق شرایط، طرف مقابل عنصری جدید را در جلسه ها معرفی کند و فضای ساختارمند برای مذاکره کنندگان به منظور اجازه بحث روی این موضوع به وجود بیاید. واضح است چنین چیزی پذیرفته نیست و تیم مجبور است روشهای منتهی به این موضوع را در دستور جلسه شفاف سازی کند و
روی موضوعات دیگر به توافق برسد.


در همین زمان باید این را هم به یاد داشته باشیم که طرف مقابل ما نماینده ای کاملا” آزاد نیست، او سازمان یا طرف دیگری را معرفی می کند وممکن است علاقه مندی هایش با ما تفاوت داشته باشد. این علاقه مندیها با هم همپوشانی می شوند و ما باید علاقه مندیهای طرف مقابل را به سمت ایده آلهای خودمان حرکت دهیم.





مدیر سایت نوشته شده توسط:

اولین نفری باشید که نظر می دهد.

    پاسخی بگذارید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

    8 + 6 =