نتیجه گیری در مذاکره فروش

زمان مطالعه: ۸ دقیقه

این موضوع در شرایطی که مذاکره در یک بازار خیابانی است و ظرف چند دقیقه به نتیجه گیری می رسد، پیچیده است و شاید بر سرعت پیشرفت مذاکره بسیار تأثیرگذار باشد، اما مهارت هایی که در یک تجارت خیابانی به کار می بریم، بیشتر به چانه زنی شبیه است تا اینکه به سبک حرفه ای بحث درباره یک موضوع یا در جست وجوی مزایا و حرکت دوطرفه بودن یا اطمینان از اینکه این توافق طولانی مدت خواهدبود، شبیه باشد.در این بین، مذاکره کنندگان باتجربه کم پیدا می شوند که ادعا کنند درثبت معاملاتشان مشکلی ندارند و به راحتی به توافق دست می یابند.تجربه ممکن است معلم گرانی باشد و همین واقعیت است که سبب اهمیت مرحله آخر مذاکره می شود و به منظور رضایت هردو طرف جلسه را به توافق نزدیک میکند (و با شفاف بودن و متعهدبودن هر دو طرف به اجرای توافق نزدیک می شوند).

مهارت های بستن مذاکره

نکات کوچکی در زمان بندی جلسه مذاکره وجود دارد، اگر نتوانیم آنها را با توافقی رضایت بخش ببندیم. در این بین، افراد زیادی در دنیای تجاری وجود دارند که با دیدن فروش یک محصول یا کالا آن را معرفی می کنند یا خریدارانی که زمانی را در جلسات سرمایه گذاری می کنند تا بدون نتیجه گیری و قرارداد فروش، محصول را معرفی کنند. سؤال این است که فعالیت کنندگان در مذاکره تاکنون دریافته اند که چرا نمره بستن مذاکراتشان زیاد نیست؟ آیا می توانند کاری دراین باره انجام دهند؟ در جلسه های روابط کارکنان، اولویت کمی به نتایج فوری داده می شود و بیشتر با وقت تنفس یا تعطیلات، یا با مشاوره های بین معرفی کارکنان و اعضایشان، شاید هم بین کارکنان و مدیران شکسته می شود، اما اگر زمان در جلسات سرمایه گذاری شده باشد، همین قاعده در اینجا هم به کار می رود.

همچنین باید توافق بر روی یک موضوع تقریبی انجام شود. اکنون باید پرسید مهارت هایی که برای بستن جلسه مذاکره به شکل موفقیت آمیز نیازداریم، چیست؟ فهرست کنترل زیر راهنمای خوبی در این مورد است:

  • خلاصه کردن پیشرفت؛
  • احیاکردن مباحث اولیه برای توافق؛
  • ارتباط دادن مباحث با هم برای توافق؛
  • استفاده از امتیاز برای بهبود توافق؛
  • شنیدن برای امتیازگرفتن؛
  • استفاده از فنون خاص بستن مذاکره.

اشتباه روی پله آخر نردبان ممکن است خیلی گران تمام شود؛ بنابراین،باید مطمئن شویم که می توانیم موانع پایانی را خیلی خوب پاک کنیم و از عملکردمان راضی باشیم.

خلاصه کردن پیشرفت

یک کلمه کوچک

ممکن نیست بتوان چیزی را در جلسه خیلی زیاد خالصه بندی کرد. واقعیت این است که بسیاری از افراد در طول مذاکرات سردرگم می شوند و حتی وقتی یکی از دو طرف به آنچه قرار است توافق کنند عقیده داشته باشد، طرف مقابل دیدگاهی بسیار متفاوت از جلسه یکسان خواهد داشت. هر دو نفر در یک جلسه هستند و هنوز این سردرگمی وجود دارد. همچنین وقتی قرار باشد توافق اجرا شود، این موضوع خطرناک خواهد بود. مثالی از چنین موردی که درست پیش نرفته و پس از مذاکره متوقف شده بی شمار است؛ خریداران رنگ یک کالا را انتخاب می کنند و همان رنگ به آنها تحویل داده می شود.

به همین صورت، نمایندگان فروش خریداران را از شرایط تخفیف آگاه می کنند و خریدار بدون گفتن حرفی در زمان دریافت این تخفیف را می طلبد.خلاصه کردن یاری رسان شفاف شدن طرح هاست و با آن شرایط توافق بیان می شود، اما نمی توانیم موضوعات را خیلی زیاد خلاصه کنیم. همچنین، نباید کلمه ای کوچک را که نشانه خلاصه کردن است فراموش کنیم: پس سعی کنیم آن را به کار ببریم:

  • هر زمان که جلسه پس از پیشرفت لازم تمام شد.
  • وقتی مطمئن نیستیم که چه چیزی گفته یا درباره آن توافق شده است.
  • وقتی حس می کنیم زمان برای بستن جلسه مناسب است.

دقت در خلاصه سازی

استفاده از خالصه سازی در یک جلسه اثری فوق العاده دارد. نخست اینکه خلاصه†† موضوع باید با نکات ذکرشده و توافق شده متناسب باشد، حتی اگر دو طرف بدانند جلسه هنوز تمام نشده است، این امر در زمان جست وجوی سرعت پیشرفت ممکن است بسیار مفید باشد، اما مهم است که این خالصه سازی دقیق باشد. اگر می خواهیم چیزی توافق نشده را خلاصه کنیم، حتی اگر حس می کنیم قرار است از مدارک و گواهینامههای هنری استفاده کنیم، این ریسک وجود دارد که ارتباط بین دو طرف شکسته و اعتمادها کم شود. به همین صورت، گوش کردن به خلاصه نویسی های طرف مقابل ما هم بسیار مهم است. باید توجه داشت همیشه این ریسک وجود دارد چیزی را که فکر می کنید توافق خواهد شد، حذف شده یا در خلاصه نویسی طرف مقابل تغییر کند. در این صورت مهم است کسی که درباره خطاها صحبت کرده است، در حرفهایش از مسیر مستقیم خارج شود، در غیر این صورت ممکن است این تغییر به اشتباه در توافق پذیرفته و سبب اختلالاتی در پایان جلسه شود. ممکن است این امر بر توافق تقریبی تأثیری نداشته باشد، اما احساس بدی به یکی یا هر دو طرف مذاکره دهد و جلسه های آینده را با خلل مواجه می کند.

احیاکردن مباحث اولیه برای توافق

با دانستن این موضوع که خلاصه نویسی راهبردی روشی برای بستن یک جلسه است،فرصت آخربرای ارائه آیتم هایی فراهم می شود که در آنها دیگر پیشرفتی صورت نمی گیرد. درحقیقت، افرادی که نمی خواهند خیلی سریع در جلسه
حرکت کنند، در انتها کمی بیشتر از خود انعطاف پذیری نشان می دهند. همچنین،ارائه موارد شخصی و گرفتن امتیاز طرف مقابل را تشویق می کند که در برابر موضوعات انعطاف پذیری بیشتری از خود نشان دهد و به موضوعات قبلی بچسبد.

ارتباط دادن مباحث با هم برای توافق

ارتباط دادن یک آیتم به آیتم دیگر، روش دیگری برای به حرکت درآوردن موضوعات سخت است. بیشتر مذاکره کنندگان دستور جلسه خود را با موضوعات جداگانه همسو می بینند. بسیاری از معاملات تجاری نیز درگیر خرید و فروش چند محصول یا آیتم است که هریک به مذاکره نیاز دارد. کاملا” طبیعی است که مذاکره کنندگان برای هر آیتم موجود در یک فهرست به معاملات گوناگونی برسند، اما این امکان هم وجود دارد که هریک از دو طرف بر روی پذیرفتن یا نپذیرفتن آیتمی خاص پافشاری کنند. راه خلاصی از این مشکل ارتباط دادن یک موضوع به موضوع دیگر است.

استفاده از امتیاز برای بهبود توافق

امتیاز یکی از روشهای به حرکت درآوردن موضوع به سمت انتهای جلسه است.مذاکره کنندگان ماهر می دانند که همیشه باید امتیازاتی داشته باشند تا برای بستن جلسه از آن استفاده کنند. این شیوه هنگامی تأثیر زیادی دارد که امتیازات داده شده ارزان و برای طرف مقابل بسیار ارزشمند باشد.

استفاده از فنون خاص بستن مذاکره

فروشندگان اغلب برای بستن یک محصول آموزش دیده اند. برای این کار روش های زیادی وجود دارد. البته، اگر مذاکره کنندگان کارشان را خوب انجام دهند، جلسه خودش بسته می شود. بهترین راه حل در یک جلسه زمانی است
که هر دو طرف به خواسته خود برسند (یعنی در پارامترهای هدف) و توافق را فرموله کنند، این اتفاق همیشه رخ نمی دهد، اما گاهی در جلسات، ضروری است. برخی روش های متداول برای رسیدن به رویداد فوق عبارت است از:

  • تنفس دادن؛
  • تعیین زمان سررسید؛
  • تهدید به طولانی شدن جلسه؛
  • درخواست توافق ارائه خلاصه.

تنفس دادن

برای تصمیم گیری و توافق به زمان و مکان نیاز است. برای اینکه طرف مقابل ما معامل های را بپذیرد، باید با ایجاد رضایت در ذهنش برای او دانه پاشی کرد سپس زمان داد تا فکر کند (یعنی وقت بدهیم تا دانه بارور شود). اگر زمینه را
خوب پوشش داده و مناطق توافق را خلاصه نویسی کرده باشیم، تنفسی کوتاه در این مرحله ممکن است سبب تصمیم گیریهای مثبت شود.

تعیین زمان سررسید

اگر شکی درباره نتیجه تنفس وجود نداشته باشد، میتوان قانونی برای اختصاص زمان تعیین کرد تا در طول آن پیشنهادها تأیید اعتبار شود. واضح است که با این روش می توان طرف مقابل را تحت فشار گذاشت، اما می شود زمانی منصفانه را طبق توافق او تعیین کرد. مثالی واقعی از آن را می توان در کار ساختمان سازی دید. این زمان به عرضه مواد ساختمانی بستگی دارد، آن هم با این فرض که هیچ افزایش قیمتی در این مواد صورت نگیرد؛ پس قیمت درخواست شده تنها برای یک ماه معتبر است.

تهدید به طولانی شدن جلسه

اگر یکی از دو طرف عقیده دارد که طرف مقابل به توافق نیاز دارد، راهبرد طولانی شدن جلسه کار می کند. البته، اگر سبک زمان بندی ضعیف باشد، این راهبردها دستکاری می شود. در این بین، به راحتی می توانیم بفهمیم این روش پیش می رود یا به عقب گرد نیاز دارد. از سوی دیگر، هنگامی که زمان در مذاکره به درستی پیش برود، این تاکتیک پاسخ های خلاقانه ای به شرایط می دهد؛ برای مثال، وقتی مذاکره کنندگان بین المللی هجده ماه سعی کرده اند بر روی محدودیت های ارتشی راهبردی مذاکره کنند و به زمان سررسیدی تعیین شده می رسند، دو طرف توافق می کنند که زمان را برای ۳۱ ساعت طولانی کنند تا به توافق نهایی برسند. با اتمام این زمان باید توافق حاصل شده باشد.

درخواست توافق

راهی ساده برای بستن یک معامله درخواست کردن توافق از طرف مقابل است. در دید اول، این روشی واضح است، اما مشخص نیست که چرا همه از این روش استفاده نمی کنند. درخواست سفارش، فنی کلاسیک است که در بیشتر رشته های فروش آموزش داده می شود. البته، فروشندگان معمولا” به دلیل خطر پذیرفته نشدن از این روش استفاده نمی کنند. درواقع به نظر می رسد نپذیرفتن درخواست سبب ترس از کاربرد آن است.حتی در آخرین مرحله می توان معامله را فقط با پرسیدن (چرا) نجات داد. این پرسش سبب می شود که دلیل مخالفت طرف مقابل را بفهمیم، شاید این امرشانسی دیگر به ما بدهد که مذاکره را به نتیجه رضایت بخش برسانیم.

خلاصه نویسی

در پایان برای بستن جلسه باید خلاصه نویسی کرد.

تأیید

حتی وقتی به نظر می رسد جلسه ای از صمیم قلب به توافق رسیده است، هنوز این خطر وجود دارد که اجرای این توافق با خطا مواجه شود. موفقیت مذاکره در اینجا معلوم می شود و شاید نتیجه موفقی که در ذهن داشتیم، حاصل نشود. البته، ممکن است چیزها بدون دلیل خاصی درست پیش نرود. شاید توافق صورت گرفته نامناسب باشد، اما اگر عملکرد توافق براساس توقع هریک از دو طرف نباشد و بشود انگیزه توافق را پرسید، کاملا” ادراک پذیر خواهد بود. راه حل اجتناب از این مشکل عبارت است از:

  • یادداشت برداری و تبادل آنها؛
  • نوشتن توافق؛
  • کنترل دقایق و توافق طرف مقابل که باید طبق یادداشت توافق ما باشد؛
  • مراقبت از پرینت های کوچک.

یادداشت برداری و تبادل آنها

شرکت کردن در یک جلسه مذاکره، صحبت کردن، شنیدن و یادداشت برداری آسان نیست، اما یادداشت برداری از اصول و اساس جلسه، برای رسیدن به توافق و قرارداد ضروری است. در دنیای تجارت، نوشتن یادداشت و مبادله آنها درپایان جلسه، برای نمایندگان فروش و سفارش خریدار کاملا” متداول است. این کنترل اولیه از درک دو طرف به توافق و مقدار اعتماد به وجود آمده است که در یادداشت ها دیده می شود. در جلسه های روابط همکاران، وقت گرفتن از منشی برای جلسه و ثبت یادداشت هایشان در جلسه، برای دو طرف متداول است.

نوشتن

حتی اگر یادداشت ها در پایان جلسه مبادله شود، مهم است که ثبت رسمی توافق هم مبادله شود. بیشتر مذاکرات به دو سازمان با گردانندگان مختلف مربوط است و لازم است که ثبت رسمی برای هر دو مبادله شود. در این بین،
تأیید ممکن است به اشکال زیر باشد:

  • درخواستهای خرید؛
  • یادداشتهای سفارش فروش؛
  • دقایق جلسه؛
  • نامه های تأیید؛
  • طرح بازبینی شده (پذیرش بهصورت مکتوب)؛
  • قراردادهای رسمی؛
  • ارتباط های الحاقی؛
  • نتیجه توافقات و چانه زنیها.

†برای کنترل هشدارآمیز از خودمان بپرسیم اگر چیزی درست پیش نرود، آیا من طبق پوشش قانونی عمل خواهم کرد؟ از چه کسی می توانستم شاکی باشم؟ نمی شود گفت قصد شکایت از کسی را داشتیم. البته، بیشتر مذاکره کنندگان
ماهر خودشان را در شرایطی قرار نمی دهند که اگر طرف مقابل توافق نکند آنها منبع دیگری نداشته باشند.

کنترل تأیید و توافق از روی یادداشت های مان

تاکنون چندبار در جلسه ای شرکت کرده اید که وقت کم بیاورید و زمان اضافه بخواهید؟ متأسفانه کسانی که مسئول آماده سازی یادداشت ها هستند، گاهی ازقدرتشان در بازنویسی یادداشتها طبق موقعیت ترجیحی خودشان سوء استفاده می کنند. حتی اگر قصد این کار را هم نداشته باشند، برخی تغییرات برای رفع موانع سیاسی برای رئیس، سازمان یا حتی برخی افراد موجود در جلسه رخ می دهد. وقتی این تغییرات یادداشت شود و بر توافق تأثیرگذار باشد، احتمالا”شکایت هایی به صورت رسمی ایجاد می شود. هر بی علاقگی در اینجا در حکم پذیرش شرایط جدید است.

مراقبت از پرینت های کوچک

شرکتی اصلی در شمال انگلستان از دپارتمان وکلایی استفاده می کند که کار اصلی آنها کنترل توافق های خرید است. این افراد شرایط خود را با شرایط عرضه کنندگان می سنجند، در نتیجه هر عرضه کننده کوچکی نمی تواند به انواع مختلف شرایط برسد و ممکن است با گزینه های قرارداد طبق شرایط خریدار روبه رو شود. در این بین، همگی ترجیح می دهیم که خردشدن قرارداد سبب مراجعه به منابع قانونی نشود. ممکن است این کار هزینه پولی و زمانی زیادی
داشته باشد، اما قراردادهای بزرگتر دراین باره بهتر عمل می کند. حتی با کمک آنها احتمال ضررکردن با شرایط بد هم کمتر است؛ به این دلیل بیشتر قراردادهای ساختمانی شامل جرایمی است که حتی سبب عملکرد نادرست درپروژه ها می شود.

مدیر سایت نوشته شده توسط:

اولین نفری باشید که نظر می دهد.

    پاسخی بگذارید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

    1 + 8 =