یخ شکنی در مذاکره فروش

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

مثل بسیاری از عملکردهای تجاری دیگر، برنامه ریزی های ما تأثیرچشمگیری بر نتایج مذاکره دارد (و برعکس، نتایج نا امیدکننده از آمادگی نادرست حاصل میشود).

در مطالعه قبل، برنامه اساسی جلسه را شرح دادیم. اکنون زمان بازکردن جلسه و شروع ارتباطات است (حرف زدن، شنیدن و ارتباط غیرکلامی) که امیدواریم به توافق منجر شود. گاهی کاربران باتجربه، این اساسنامه ها را که هنوزبه نتایج خوبی می رسند نادیده می گیرند. البته برای افراد کم تجربه تر، به خطر انداختن نتایج خوب در زمان برنامه ریزی برای مذاکره با حذف برخی کنج ها اشتباه محض است.باید توجه داشت نادیده گرفتن و کم ارزش کردن بخشی که با آن جلسه معرفی، و طر ح ها ارائه می شود اشتباه است و به آسانی می توان دریافت که چرا ارتباط دهندگان خوب عقیده دارند مراحل آماده سازی کم اهمیت است، اگرچه گفته می شود که در صورت خطا در برنامه ریزی، خطر شکست برنامه را پذیرفته ایم.

راهی که در آن مذاکره کنندگان درشروع مذاکره <<یخ می شکنند>> بر روی مراحل بعدی جلسه بسیارتأثیرگذار است؛ بنابراین، قصد داریم جنبه های دوتایی آن را شرح دهیم که عبارت است از:

  • باز شدن جلسه؛
  • ارتباطات.

باز شدن جلسه؛

ایجاد فضای صحیح برای جلسه هنگامی مهم است که با توافق به پایان رسد. ازهمان ابتدا می توان بدون ایجاد فضای سرد، مباحث را تقسیم بندی کرد و گاهی باید با تلاش فضای مورد اعتمادی به وجود آورد.

ایجاد توافق

تماس اولیه نرمال برای افرادی که نخستین بار یکدیگر را در جلسه می بینند، با انتخاب ویژه کلمات و عملکردها صورت می گیرد. اگرچه راه انجام این کارهابسیار مهم است، با گذشت زمان استفاده از نام طرف مقابل مذاکره روشی پذیرفته شده است. دست دادن هم روشی مقبول برای ایجاد گرما بین دو شخص است. با توجه به آنچه گفته شد ما بر مبنای این احوال پرسی ها قضاوت اولیه خود را انجام می دهیم:

  • محکم دست دادن؛ موج شکن ها یا ماهی خیس(شل دست دادن)؛
  • فاصله بین دوطرف وقتی با هم دست می دهند؛
  • رسمی یا غیر رسمی بودن احوالپرسی؛ صبح بخیر تا سالم صبح بخیر با هم
    تفاوت دارد؛
  • گرمای حالت صورت در جلسه؛ برای مثال لبخند می تواند باز یا بدبینانه
    باشد؛
  • مدت تماس چشمی؛ باز و طولانی یا کوتاه و بدون قطعیت؛
  • ظاهر دو طرف؛ نوع لباس پوشیدن و غیره.

زمینه مشترک

همیشه مذاکره کردن با کسی که او را قبلا” دیده ایم آسانتر است؛ زیرا طلاعاتی درباره شرایط، علایق، آخرین تعطیلات، یا وضعیت رانندگی و انگیزه های او داریم. مراحل اولیه جلسه فرصتی عالی به وجود می آورد تا بفهمیم از آخرین جلسه تاکنون چه تغییراتی در زندگی ما رخ داده است (از دیدگاه مذاکره). این اتفاق به دو طرف کمک می کند زمینه مشترکی بسازند؛ زیرا اگر در آینده با هم جلسه داشته باشند، این زمینه مشترک بسیار ارزشمند خواهد بود. واضح است که تماس جدید به پرستاری دقیق نیاز دارد. از فرصت ها نیز باید استفاده کرد تابا چیزهایی حتی کوچک درباره یکدیگر آشنا شد.

دستور جلسه

اگر بیشتر مذاکره کنندگان حوزه مورد علاقه مشترک در جلسه پیدا کنند جالب است، اما بدون داشتن دستور جلسه مشترک در ابتدای جلسه این کار صورت نمی گیرد. شاید به این دلیل که هریک از مذاکره کنندگان تمایل دارند به دستورجلسه خودشان به شکل مهمتر و ارجح فکر کنند. اگر جلسه به صورت همکاری باشد، مهم است که فرصتی برای هر دو شرکت کننده وجود داشته باشد تاصورت جلسه هاشان را اعلام کنند. غیر از هر چیز دیگر، کنترل صورتجلسه ها از نظر آیتم های مورد انتظار ما در زمان آماده شدن برای جلسه یک چالش است؛ البته نه به این معنی که هر آیتم یا موضوع صورتجلسه باید در آغاز جلسه اعلام شود، بلکه انجام این کاردر شرایط همکارگونه نادرست است. حال باید که چرا این آیتم ها حذف می شود و آیا واقعاً اعلان این مباحث مزایایی در جلسه خواهد داشت؟

راحتی فیزیکی

شرایط فیزیکی جلسه بر راحت بودن (و شاید نحوه همکاری) و احساس دو طرف تأثیرگذار است و این راحتی ممکن است سبب آغاز معامله شود. در این بین،تاکتیک هایی برای برنده شدن ناعادلانه در برابر طرف مقابل وجود دارد که معمولا” تنها هنگام وضوح کاربر دارد. اگر درستکاری را درنظر بگیریم، تأثیرزیادی نخواهند داشت؛ برای مثال:

  • تنظیم صندلی طرف مقابل در سطحی پایینتر از صندلی خود؛
  • نگاه کردن طرف مقابل به آفتاب؛
  • سازماندهی کردن اختلال هنگام پیشروی خوب کارها؛
  • بالابردن دمای اتاق جلسه؛
  • انتخاب سالنی برای جلسه با چیدمانی اثرگذار بر طرف مقابل و تأثیر بر
    موافقت نکردن او با معامله (مانند دکوراسیون دیوارها)؛
  • تعیین موقعیت ساعت بهمنظور آشکارکردن فشار زمانی به طرف مقابل
    هنگام بحث.

چگونه می توان بر این ترفندها غلبه کرد؟
به طور خلاصه، بهترین روش نشان دادن توجه خودمان به این ترفندهاست تااز میزان اثرگذاری آنها کاسته شود. برای این کار آثار را اصالح یا خنثی سازی می کنیم تا طرف مقابل دریابد ما از تاکتیک های کاربردی او آگاهیم.

ارتباطات

گاهی اوقات واضح ترین مهارت ها سبب بیشترین مشکلات در جلسه میشود.
کارایی صحبت کردن و شنیدن از انواع عوامل زیر متأثر است:

  • اصول شخصی که به طرف مقابل اجازه صحبت کردن بدهد (به آنها زمان
    نفسکشیدن بدهیم)؛
  • سبکی که ما در صحبت کردن استفاده میکنیم(برای مثال، متعصبانه حرف
    نزنیم یا متخلف و منحرف کننده نباشیم)؛
  • کیفیت شنیدن که از عواملی مثل تفسیر و تمرکز متأثر است؛
  • زبان بدنمان.

صحبت کردن

از همان اوایل زندگی، صحبت کردن از موارد ضروری به منظور راحتی ما بوده است، اما چگونگی صحبت در جلسه مذاکره بر نحوه تصمیم گیری کسی که با ما جلسه دارد اثرگذار است؛ برای مثال، پاسخ درخواست زیر از رئیس شاید کلمه ساده نه باشد:
فکر میکنم ممکن نیست؛ شاید حالا بهترین زمان برای این درخواست نباشد؛ شاید بهتر باشد پنج دقیقه همدیگر را ببینیم تا راهی برای این مشکل پیدا کنیم؛ ممکن است حقوقم را صد هزار تومان افزایش دهید؟
به تازگی، افراد به وسیله کاری بزرگ می توانند مهارت اظهارکردنشان را توسعه ببخشند. مثال بالا رفتاری غیر اظهارکننده بود: ابهام، عذرخواهی و اعلان عملی نبودن. مذاکره کنندگان کم مهارت بیشتر از این روش استفاده میکنند.اگر صد هزار تومان بیشتر به کارکنان مان نپردازید، باید به دنبال تیم جدیدی باشید.

شنیدن

شنیدن واکنش ها در جلسه مذاکره ضروری است، اگرچه ممکن است سخت تر از آنی باشد که به نظر میرسد. برای شروع، فرایند مکالمه برای برخی افراد سخت است. در این بین، هنگامی که به دنبال چانه زنی در مذاکره باشیم،مغزمان فعالیت بیشتری دارد.

چطور ممکن است شنیدن درست انجام نشود؟ افراد به ویژه هنگامی که نخواهند به چیزی گوش کنند، صداهایی درمی آورند(برای مثال، وقتی به بچه نوجوانمان می گوییم برود و بخوابد). برخی صداها وارد گوش می شوند، اماممکن است مغز، آنها را جمع نکند و این صداها بی هیچ تعهدی تغییر کند.در پایان باید گفت می توانیم در حرف هایمان بر اهمیت استفاده از زبان جامع تأکید کنیم؛ برای مثال، باید از دوپهلو حرف زدن به شدت اجتناب کنیم و هر زمان که حرف های طرف مقابل را نفهمیدیم، از او بخواهیم شفاف سازی کند. در ادامه نکاتی برای بهبود مهارتهای شنیدنمان آورده شده است:

  • وقتی در حال حرف زدن با طرف مقابل هستیم، به لب هایش نگاه کنیم (و
    همینطور به چشم هایش تا با او ارتباط برقرار کرده باشیم)؛
  • سعی کنیم بر پیام فرستاده شده متمرکز باشیم نه تک تک کلماتی که گفته می شود؛
  • برای کمکک ردن به تمرکز خود یادداشت برداری کنیم.
  • سعی کنیم جمله بعدی طرف مقابل را حدس نزنیم یا اینکه جملاتش را در خیال خود تمام نکنیم.
  • جملات دریافت شده از طرف مقابل را دسته بندی کنیم (برای مثال اینها سؤال، خلاصه گویی یا طرح هستند) و برای هر دسته، پاسخی درنظر بگیریم.

با روش های فوق می توان مهارت تمرکز را بهبود بخشید و فرصت هایی برای بحث و چانه زنی به وجود آورد؛ برای مثال، بحثی ماهرانه در اوایل جلسه با طرف مقابل ممکن است اطلاعات جالبی در اختیار ما بگذارد.
اگر ما کالا یا خدماتی را به مشتری عرضه می کنیم، باید دقیق باشیم. ممکن است قصد داشته باشیم به آسانی با آنها قراداد ببندیم، اما چنین تصمیمی مشکلاتی از نظر پرداخت برای ما به وجود می آورد؛ بنابراین، بهتر است در پایان جلسه به مفاد توافقی قرارداد دقت کنیم.

ارتباط غیرکلامی

راه های دیگری نیز برای ارتباط وجود دارد. به تازگی، زبان بدن و مهارت های خواندن آن مبحث بسیار مهمی در انجمنهای تجاری شده است؛ برای مثال،

اگر بتوانیم فکر طرف مقابل را بخوانیم و آنگونه که او فکر و برنامه ریزی می کند با او رفتار کنیم، می توانیم به معاملات بهتری برسیم. متأسفانه این کارآسان نیست؛ زیرا آنالیز زبان بدن علمی دقیق نیست. پس میتوان گفت علائم ساده ای وجود دارد که مشاهده آنها در مذاکره مفید است.

لمس کردن صورت

در یک مذاکره درباره قیمت خدمات و کالا، اگر گوینده از معادلات قیمت با صورت وضعیت های واقعی استفاده کند و مثالً بگوید <<این بهترین پیشنهاد من است>> اما در این حال بینی اش را بخاراند، چان هاش را بمالد یا زیاد به چشم هانگاه نکند، ممکن است دروغ بگوید. احتمال این تفسیر وقتی افزایش می یابد که زنجیره ای از این رفتارها با هم دیده شود.

البته، همیشه باید به یاد داشت که شاید سخنگو سرما خورده (که سبب شده بینی اش را بگیرد) یا محیط اتاق برایش گرم بوده است و احساس ناراحتی می کند.

زل زدن به چشم

میزان تماس چشمی مشخصه صداقت است؛ بنابراین وقتی مذاکره کننده به چشمان ما زل می زند یعنی مورد اعتماد است. البته ممکن است این کار عمدی و در یک جهت باشد که می توان آن را به خیره شدن تعبیر کرد؛ از این رو مذاکره کنندگان باید درزل زدن تغییر ایجاد کنند. این امر زمانی که به دنبال یافتن ایده ها و طرح های طرف مقابل هستیم، بسیار ضروری است. نبود تماس چشمی خوب ممکن است این تصور رابه طرف مقابل القا کند که با گفته های او موافق نیستیم. اخم کردن، لبخندزدن وبالابردن ابروهنگام شنیدن حرف های طرف مقابل همگی از علائم زبان بدن هستند که در صورت مشاهده آنها با تفسیرشان می توانیم به پیشرفت مذاکره کمک کنیم.

آینه شدن

دو شخصی که مضطرب هستند و احساس می کنند در مذاکره به توافق برنده- برنده می رسند، حتماً از فن آینه شدن علائم و حرکت های بدن استفاده می کنند.این حرکت یعنی فرستادن علائمی برای متقاعدکردن یکدیگر به منظور داشتن رفتاری مشابه. در این بین، ممکن است نظرات و هدف های آن دو نیز مشابه باشد.

حرکت های دست

بسیاری از افراد هنگام صحبت کردن دست هایشان را تکان می دهند که این کاملا” طبیعی است، اما مهم است که این حرکات سبب آشفتگی طرف مقابل مانشود. گرفتن یک مداد یا خودکار روشی خوب برای کنترل حرکت دستمان است تا بتوانیم حرکت های پرخاش گرانه خود را حذف کنیم. تمام عوامل ایجاداختلال در ذهن طرف مقابل، به منظور پذیرش طرح هایمان باید کنار گذاشته شود. به طور معمول، باز نگه داشتن دستها هنگام صحبت نشان دهنده احترام است، اما مشت های بسته و اشاره کردن به یک سمت حس پرخاشگری را به طرف مقابل منتقل میکند.




مدیر سایت نوشته شده توسط:

اولین نفری باشید که نظر می دهد.

    پاسخی بگذارید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

    3 + 6 =